Sesjonsledere og programkomité har viktige oppgaver på konferansedagene, og dette krever gode forberedelser:

  • Dere skal være gode ambassadører for Dataforeningen og for egen faggruppe
  • Dere skal sørge for at alle foredragsholdere og deltakere føler seg godt mottatt og at programmet gjennomføres i henhold til plan. Servicekontoret vil hjelpe til med alt vi kan, men det er dere som må ta rollen som dagens vertskap
  • Vær ute i god tid, test at alt virker som det skal og ta kontakt med oss i Servicekontoret om du trenger hjelp
  • Vi ønsker også at Dataforeningens nye grafiske profil benyttes konsistent der DND er «avsender». Dere vil få en mal for egen presentasjon (PowerPoint) som skal benyttes for å «sy sammen» dagens program.

Foredragsholdere 

 Foredragsholderne har fått epost om praktiske opplysninger, se: Praktiske opplysninger til foredragsholdere

Interaktiv konferanse
Dataforeningen ønsker at SW2020 skal være en interaktiv konferanse med god kommunikasjon mellom foredragsholdere, deltakere og arrangør. Vi tilrettelegger for at deltakerne kan stille spørsmål, delta i diskusjoner og avstemninger, se agenda og deltakerliste, evaluere sesjoner, motta praktisk informasjon mm. gjennom vår konferanseapp.
NB: Dette innebærer ikke merarbeid for sesjonslederne. Dere vil få en student som assistent, og vedkommende sørger for å slå på/av beams i rett tid, og kan eventuelt få opp resultater på storskjermen når ønskelig.

Som sesjonsleder bør du minne deltakerne på at de kan benytte denne kanalen for å stille spørsmål, diskutere, kommentere, delta i avstemminger etc. i løpet av konferansedagen. Aktuelle spørsmål som vi ikke rekker å besvare under konferansen, vil vi forsøke å svare på via web-sidene etter konferansen.

Når dere har takket av en foredragsholder, ønsker vi at dere oppfordrer deltakerne til å gi en umiddelbar tilbakemelding/evaluering via BeamReader. Dette er et viktig bidrag til kontinuerlig forbedringsarbeid i DND, og erfaring viser at det er vanskelig å få inn nok evalueringer i ettertid.

Dokumentasjon/presentasjoner/koordinering internt på sporet

Erfaring viser at det er vanskelig å få endelige presentasjoner lang tid i forveien. Vi har bedt om utkast innen 30. januar slik at dere kan kvalitetssikre presentasjonene. Det er smart å gå gjennom utkastene, og f.eks. sjekke om de overlapper i stor grad, om noen har lagt opp til så mange bilder at de vanskelig kan komme gjennom på tilmålt tid, om rekkefølgen på noen innlegg kanskje bør revurderes, etc.

Tidligere har noen faggrupper hatt møte/telefonmøte med alle innlederne på sitt spor forut for konferansen. Dette kan bidra til bedre flyt og totalopplevelse, og anbefales.

Foredragsholderne har fått siste frist med å levere endelig versjon 10. februar kl 20:00.

Introduksjon av foredragsholdere

I slutten av januar vil vi informere foredragsholderne om hvem som er deres sesjonsleder og spørre om det er noe spesielt de ønsker at du skal si når du presenterer vedkommende. For å spare tid og holde programmet anbefaler vi at du gir en svært kort introduksjon. Mer utfyllende info om hver enkelt foredragsholder vil dukke opp hos alle deltakere som har BeamReader installert på sin smarttelefon/nettbrett. Dette skjer automatisk på det klokkeslettet vedkommende går på scenen ifølge programmet. Du bør derfor nevne, at de som vil ha mer info om foredragsholderen finner dette på BeamReader. 

Oversikt over sesjonsledere og assistenter på de forskjellige spor

Hver sesjonsleder vil få tildelt en student som assistent. Vedkommende vil ha hovedoppgave med å styre BeamWriter for sporet. Det kan vær en fordel at sesjonsleder også tar med seg en medhjelper fra egen faggruppe som f.eks. bidrar med å klargjøre mikrofon og presentasjon til neste innleder, overrekke gave, etc. 

Onsdag 12. februar  (sesjonsleder/medhjelper/student)

  • Digitale gevinster: XX
  • Digital strategi i praksis: XX 
  • Kunstig intelligens: XX
  • Blockchain, kryptovaluta og nye penger: XX
  • Muligheter og utfordringer i skyen – Dag1: XX
  • Workshops – Dag1

Torsdag 13. februar (sesjonsleder/medhjelper)

  • Dine data?: XX
  • Digitalt lederskap:XX
  • Datadeling i praksis:XX
  • Muligheter og utfordringer i skyen – Dag2:XX
  • Workshops Dag2

Oppgaver for sesjonsleder og assistent

  • Sjekke at foredragsholderne er kommet og hilse på vedkommende (sekretariatet sjekker at foredragsholderne kommer i god tid før foredraget og evt ringer dem)
  • Sjekke om foredragsholder har levert presentasjonen og hvorvidt denne skal oppdateres – (dette bør gjøres i en pause) – se lenger ned. Servicekontoret har oversikt. Egen mappe for presentasjoner vil bli lagt ut.
  • Cathrine og Asgeir ønsker velkommen under fellesforedrag først på dagen og der gis også noen praktiske opplysninger som du ikke trenger å gjenta på sporet.
  • Sesjonsledere ønsker velkommen til sine spor og sier noen ord om bakgrunnen/målet med sporet, gjerne litt om sin faggruppe og kan kort nevne hvem som har vært med i programkomitéen.
  • Signe og Silje lager forslag til foiler med riktig grafisk profil som du får på forhånd. Følgende foiler blir lagt på PC:
    •    Velkommen til ditt spor
    •    Sporets program for dagen
    •    Alle foredrag (som er sendt inn på forhånd)
    •    Praktiske opplysninger til deltakerne: Deltakerne får et «velkommen-ark» når de registrerer seg, og du behøver ikke presentere dette. Denne informasjonen får deltakerne ved registrering (under
    •    arbeid)
    •    Presenter foredragsholder – gjør det kort, spar tid og henvis til mer info om vedkommende som ligger på BeamReader
    •    Takke og overrekke gave til foredragsholder i etterkant av innlegget – gave ikke bestemt ennå. Husk å minne folk på å evaluere innlegget via BeamReader!
    •    En hjelper fra faggruppen (ikke studenten) bør bistå sesjonsleder f.eks. med å legge inn foredrag som må endres, klargjøre slik at riktig foredrag ligger klart når foredragsholderen går på, hente        hjelp dersom noe ikke fungerer, hjelpe til med gaveutdeling etc.
    •    Det er viktig at tidsplanen overholdes. Enkelte deltakere ønsker å bytte spor underveis i løpet av dagen, og da må parallellsporene være «i synk». Det er felles pauser for alle spor.
    •    Du vil få utlevert skilt med 10-5-2 min igjen, og ett hvor det står «du må avrunde» – ta evt med egen PC/Ipad

Markedsføring av Software

For å skape blest rundt konferansen og ikke minst sporet ditt, setter vi pris på om du sprer informasjon i ditt nettverk, for eksempel ved å twitre eller legge ut informasjon på Facebook og LinkedIn. Bruk hashtaggen #SWkonf og legg gjerne ved en lenke til informasjon om sporet ditt. Vi har sendt både programkomiteer og foredragsholdere forslag til tekst som man kan videresende til egne kontakter. 

Foredragsholdergave 

Gaven overrekkes av sesjonsleder etter hvert foredrag. Det er også beregnet gave til sesjonsleder/hjelper. Sekretariatet legger frem riktig antall gaver i konferanserommet. (Gave er ikke besluttet – forslag til gaver kommer)

Dører bør låses i pauser 

Vi anbefaler at døren til salen låses i pauser da hotellet har opplevd at det kommer uvedkommende inn på hotellet. Du kan få kort for å låse døren.  Lunsj er i restauranten, desserten og alle pauser i utstillingsområdet i Foyer. 

Plassering av spor:  (Kommer)

Sekretariat

Signe Iversen, eventansvarlig: 95 82 73 51
Silje Endsjø, eventkoordinator 919 01 087  
Ragnhild Neergaard, eventkoordinator 919 02 048 

Antall påmeldte sammenlignet med tidligere år

  – oppdateres fortløpende.

 

LYKKE TIL ALLE SAMMEN – DETTE BLIR VELDIG BRA!